Hiện tại ML VNMTS và ML Các Nhóm Tự Lực TP HCM và một số nhóm khác đang nỗ lực chuẩn bị cho sự ra đời của ML Quôc Gia của NCH tại Việt Nam (tạm gọi tắt là VNP+). Về cơ cấu tổ chức của VNP+ sẽ cơ bản giống như các ML khác trên thế giới, nghĩa là sẽ có đầy đủ các ban bệ mà cụ thể là sẽ có: Ban Điều Hành, Ban Đại Diện, Ban Cố Vấn, Ban Hành Chính. Hiện tại ML VNMTS đang cố gắng tìm kiếm nguồn ngân sách để có thể tổ chức được những hội thảo nhằm thành lập được VNP+. Nhưng tài chính có lẽ chỉ là chuyện nhỏ vì không khó khăn gì trong việc tìm kiếm nhà tài trợ khi ta có một kế hoạch hoàn chỉnh. Việc khó khăn hiện tại chính là cần phải xây dựng các văn kiện cũng như thoả thuận và điều khoản cho cơ cấu tổ chức của mạng lưới quốc gia. Điều này BFN+ không làm được một mình mà cần tất cả các nhóm cùng tham gia vì đây ko phải là mạng lưới của BFN+ mà là của tất cả NCH tại Việt Nam. Cam kết cùng tham gia thì đã có sau hội thảo liên kết mạng lưới ở Thác Đa năm 2006 và Đồ Sơn đầu năm 2007 vừa rồi với sự tham gia của gần 30 đại diện các nhóm tự lực ở Viêt Nam. Nhưng các văn bản thoả thuận cũng như các điều khoản tham chiếu để chuẩn bị cho việc xác đnhj ra các thành phần trong các ban bệ thì hiện tại chưa có nhóm nào tham gia ngoài VNMTS đang triển khai những bước đầu. Tôi xin gửi đến các bạn 2 văn bản dự thảo viết cho Ban Điều Hành và Ban Cố Vấn để tham khảo và góp ý đồng thời từ đó xây dựng tiếp các văn bản khác cho các ban bệ khác của mạng lưới quốc gia.
Xin lưu ý với các bạn rằng đây chỉ là bản dự thảo thôi, bản chính thức sẽ được xem xét và quyết định trong buổi hội thảo đầu tiên của ML được dự kiến vào đầu năm 2008 với sự tham gia của hơn 30 nhóm tự lực của NCH tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ gửi thư mời đến từng nhóm kèm với những văn bản dự thảo này trước khi hội thảo được tổ chức 1 tháng để mọi người hiểu rõ nội dung cũng như mục đích của hội thảo tránh lãng phí thời gian (hội thảo dự kiến được tổ chức 2 ngày nhưng trước đó sẽ có 1 khoá tập huấn 3 ngày về network và networking do chuyên gia là NCH từ các nước trong vùng Châu Á Thái Bình Dương sang giảng).
Dưới đây là dự thảo điều khoản tham chiếu cho Ban Điều Hành và Ban Cố Vấn:
BAN ĐIỀU HÀNH MẠNG LƯỚI NCH VIỆT NAM (VNP+)
ĐIỀU KHOẢN THAM CHIẾU (Dự thảo)
Bối cảnh
Mạng lưới những người chung sống với HIV/AIDS Việt Nam (gọi tắt là VNP+) là một tổ chức mang tính chất đa thành viên bao gồm đại diện các nhóm được đề cử, một người đại diện cho một nhóm hoặc một liên minh hay mạng lưới. Số lượng của các nhóm thành viên hiện tại là 30 và đây là những con người cấu thành lên ban đại diện của VNP+. Họ là ban đưa ra quyết định và là cấu trúc vận hành cho việc lập kế hoạch, thực hiện và quản lý cho các hoạt động cua mạng lưới.
Tuy nhiên, với một ban đại diện tới 30 người thì đây quả là quá cồng kềnh và khó điều hành.. Vì vậy việc Ban Đại Diện bầu ra một Ban Điều Hành để thực hiên chính sách và giám sát VNP+ là rất cần thiết. Ban Điều Hành sẽ vận hành mạng lưới với sự uỷ thác của Ban Đại Diện cũng như thực hiện bất kỳ một quyết định nào của Ban Đại Diện đưa ra.
Tiêu chuẩn phù hợp
Bất kỳ một thành viên đại diện nhóm nào trong Ban Đại Diện cũng đều phù hợp cho việc ứng cử vào Ban Điều Hành. Và thời gian phục vụ trong Ban Điều Hành của mỗi một thành viên sẽ là tối thiểu 2 năm.
Thành phần của Ban Điều Hành
Ban Điều Hành hiện tại sẽ bao gồm 5 vị trí sau:
2 đồng chủ toạ (1 nam và 1 nữ)
1 Thủ quỹ
2 thành viên chủ chốt của BĐH
Làm thế nào để đề cử và bầu cử ra Ban Điều Hành
Việc bầu ra Ban Điều Hành sẽ được tổ chức hàng năm trong hội nghị thường niên của VNP+, thông thường sẽ là một năm một lần (nhưng còn phụ thuộc vào tài chính). Các thành viên trong Ban Điều Hành sẽ bước xuống tại mỗi kỳ họp thường niên và sẽ lại chuẩn bị nhận lại chức vụ nếu như họ mong muốn và được đề cử. Sẽ không có sự giới hạn cho các nhiệm kỳ của thành viên Ban Điều Hành.
Phiên bầu cử sẽ được thực hiên sau khi các báo cáo về hoạt động cũng như tài chính đã được đệ trình trong phiên họp thường niên. Một thành viên không thuộc Ban Đại Diện sẽ được đề cử đứng ra chịu trách nhiệm cho quá trinh bầu cử nhằm đảm bảo các phiếu bầu sẽ là hợp pháp và đúng với thủ tục cũng như chinh sách cua VNP+
Thư tự cho việc bầu cử sẽ là:
Đồng chủ toạ (2 người), - sẽ bầu riêng biệt và lần lượt cho từng vị trí nam và nữ
Tiếp theo là vị trí thủ quỹ (1 người)
Sau đó là thành viên chủ chốt (2 người) – Bầu một lần cho cả 2 người luôn
Chỉ có những thành viên đại diện nhóm trong Ban Đại Diện có mặt trong phiên họp đó mới có quyền đề cử ra những người phù hợp để bầu cử. Mọi sự đề cử đều cần phải có cả “người tiến cử” và “người tán thành”. Người được đề cử sẽ được hỏi nếu như họ đồng ý chấp nhận sự đề cử và đồng ý đảm nhiệm vị trí được trao.
Nếu chỉ có duy nhất một sự đề cử và không có sự phản đối nào thì coi như người đó đã được bầu. Nếu có hơn một sự đề cử cho một vị trí thì các phiếu bầu sẽ được cộng lại và so sánh. Người được bổ nhiệm sẽ cần phải trình bày ngắn gọn trước buổi họp sau khi nhận chức vụ.
Đối với việc bầu cử 2 đồng chủ toạ và thủ quỹ thì cứ người nào có nhiều phiếu nhất thì người đó được bổ nhiệm. Trong trường hợp của 2 thành viên chủ chốt của Ban Điều Hành, nếu có nhiều hơn 2 sự đề cử mà chi có 2 vị trí thôi, thì mỗi thành viên trong Ban Đại Diện sẽ viết ra tên 2 người mà họ muốn bầu trong phiếu của họ. Cuối cùng thì 2 ứng cử viên có nhiều phiếu nhất sẽ là những người được bổ nhiệm.
Cách chức các thành viên của Ban Điều Hành
Thông thường thì các thành viên của Ban Điều Hành sẽ phục vụ Mạng Lưới theo nhiệm kỳ của họ, nhưng tuy nhiên trong một vài trường hợp nào đó mà họ không làm việc, không thực hiện những công việc được trao hoặc là có những thái độ lời nói không phù hợp gây bất lợi cho mạng lưới thì việc cách chức những thành viên này sẽ được Ban Đại Diện đưa ra xem xét và quyết định. Trong trường hợp ¾ thành viên của Ban Đại Diện đồng ý cách chức thì những người này sẽ phải rời bỏ vị trí của họ mà không thể cầu cứu được ai cả.
Cơ cấu họp mặt và phương thức trao đổi thông tin
Ban Điều Hành sẽ gặp gỡ trực tiếp tối thiểu là 3 lần 1 năm trong khả năng tài chính cho phép. Các buổi họp mặt sẽ được sắp xếp trùng với các sự kiện như tập huấn, hội nghị hoặc họp thường niên để tranh thủ tiết kiệm ngân sách. Trong các buổi họp Ban Điều Hành này thì chúng ta cũng sẽ họp luôn với ban Hành Chính và người điều phối mạng lưới. Đặc biệt là sẽ xây dựng một danh sách thành viên của Ban để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin qua email.
Trao đổi thông tin và hệ thống báo cáo
Người điều phối mạng lưới sẽ được Ban Điều Hành chỉ định bổ nhiệm và báo cáo với Ban Đại Diện thông qua Ban Điều Hành đặc bệt là báo cáo thông qua 2 đồng chủ toạ một cách trực tiếp. Giao tiếp chính giữa điều phối và Ban Điều Hành sẽ là thông qua 2 đồng chủ toạ, tuy nhiên đièu phối cũng có thể trực tiếp chuyển thông tin đến toàn bộ thành viên Ban Điều Hành và yêu cầu họ phản hồi cũng như góp ý kiến.
Mối quan hệ làm việc này giữa điều phối mạng lưới và Ban Điều Hành là rất gần gũi và chặt chẽ cũng như rất công khai. Ban Điều Hành cũng có thể yêu cầu điều phối cung câp cho họ những báo cáo hay bất kỳ một thông tin hoạt động nào họ cần biết. Khi họ có được thông tin đồng nghĩa với việc họ đã tham gia và khẳng định vai trò của họ trên danh nghĩa của một tổ chức
Vai trò chính của Ban Điều Hành
Đại diện cho mọi người, vai trò chủ chốt của Ban Điều Hành là vận hành các hoạt động theo chính sách của mạng lưới VNP+. Nhằm đảm bảo rằng:
- VNP+ thực hiện bổn phận của một mạng lưới quốc gia
- Tài chính được quản lý một cách minh bạch và mang tính trách nhiệm cao
- Thiết lập được chính sách và đường lối của tổ chức
- Lập kế hoạch một cách phù hợp cho những hoạt động tương lai cua mạng lưới
- Ban Hành Chính làm việc hướng theo những kế hoạch được lập trước
- Tên tuổi của VNP+ sẽ cần được khẳng định, bảo vệ và phát huy
Vai trò cụ thể của Đồng Chủ Toạ
- Là người giữ chức vụ thiết yếu và quan trong trong tổ chức.
- Là người chịu trách nhiệm cho việc thiết lập mối quan hệ xã hội cua tổ chức cùng với người điều phối
- Đảm bảo cho Ban Điều Hành và Ban Đại Diện duy trì và đạt được mục tiêu của tổ chức
- Chịu trách nhiệm giám sát, hỗ trợ và đánh giá công việc của người điều phối
- Sẽ làm chủ toạ cho bất kỳ mộ cuộc họp nào cua Ban Đièu Hành hoặc Ban Đại Diện
- Sẽ chính thức đại diện cho VNP+ trên vai trò của đồng chủ toạ mỗi kh đi tham dự hội thảo
- Sẽ đảm bảo thông tin về các vấn đề lớn và những quyết định quan trọng của Ban Đại Diện được chuyển tới Ban Điều Hành và người điều phối mỗi khi họ yêu cầu
Vai trò cụ thể của thủ quỹ
- Chịu trách nhiệm với tư cách của Ban Điều Hành và Ban Đại Diện cho việc quản lý tài chính của tổ chức dưới sự cố vấn của điều phối.
- Làm chủ toạ cho bất kỳ một hội thảo nào lien quan đến quản lý tài chính của tổ chức.
- Chịu trách nhiệm với tư cách của Ban Đại Diện cho việc kiểm toán dưới sự cố vấn của điều phối.
- Chịu trách nhiệm với tư cách của Ban Đại Diện cho việc minh bạch hoá tài chính đối với tất cả các tài khoản của tổ chức cho các thành viên.
Tất cả các thành viên của Ban Điều Hành nên:
- Giữ kín thông tin về các hoạt động và sự điều hành của VNP+
- Tham gia vào việc đưa ra quyết định và hành động cho những lien quan đến chính sách và sự quản lý của VNP+
- Đại diện cho VNP+ mỗi khi được yêu cầu
- Làm việc theo đúng cơ cấu tổ chức và giao kết giữa Ban Điều Hành với người điều phối
- Sẵn sàng tham dự vào các hội thảo của Ban Điều Hành bất cứ khi nào có thể
- Thực hiện đầy đủ các công việc được giao phó từ Ban Điều Hành
Quyền Lợi của Ban Điều Hành
Tất cả các thành viên của Ban Điều Hành đều làm việc tình nguyện và không nhận bất kỳ một khoản lương nào cho những công việc hoặc đóng góp của họ. Tuy nhiên, hỗ trợ kinh phí cho việc tham dự các hội thảo sẽ được cung cấp cho những thành viên của Ban Điều Hành bao gồm cả chi phí đi lại, ăn ở và trong những ngày tham dự hội thảo đó họ cũng sẽ được cung cấp tiền công tác phí hàng ngày để trang trải cho những chi phí cá nhân của họ.
BAN CỐ VẤN CHO MẠNG LƯỚI NCH VIỆT NAM (VNP+)
ĐIỀU KHOẢN THAM CHIẾU (Dự thảo)
Bối cảnh
Các thành viên trong Ban Đại Diện của VNP+ được phép phục vụ tối đa 2 nhiệm kỳ mỗi nhiệm kỳ là 2 năm theo thể chế cua mạng lưới. Điều này nhằm đảm bảo là sẽ có những con người mới khác từ các tỉnh các nhóm sẽ được giơíi thiệu với VNP+. Lợi ích này mang lại cho VNP+ nhiều ý tưởng, suy nghĩ mới mẻ và nhiều người sẽ biết dến VNP+ hơn nữa. Đồng thời nó mang lại cho các nhóm thành viên nhiều người có them năng lực và kiến thức hơn nữa sau khi đa tham gia vao VNP+.
Tuy nhiên sẽ là những mất mát lớn khi những thành viên tích cực này hết nhiệm kỳ và buớc ra khỏi vị trí của họ tại VNP+ sau nhiều năm đóng góp và học hỏi được nhiều kiến thức. Những thành viên này là những người được cho là có kinh nghiệm và có mong muốn được tiếp tục làm việc, hỗ trợ VNP+.
Khái niệm cố vấn chính là như vậy. Sau khi phục vụ như những thành viên trong Ban Đại Diện hoặc Ban Điều Hành, những cá nhân này bước xuống khi hết nhiệm kỳ và có được cơ hội gắn bó với VNP+ để hỗ trợ, và giúp đỡ bằng cách trở thành những cố vấn. Tuy nhiên họ sẽ không có quyền hành như những thành viên trong Ban Đại Diện là bỏ phiếu cho những vấn đề liên quan đến VNP+ hoặc là phục vụ trong Ban Điều Hành
Tiêu chuẩn phù hợp
Bất cứ một cá nhân nào đã từng phục vụ trong Ban Điều Hành hoặc Ban Đại Diện đều có thể trở thành cố vấn
Làm thế nào để đề cử và bầu cử ra các cố vấn
Các cố vând được đề cử và bầu cử vào những hội nghị thường niên. Quá trình đề cử và bầu cử này sẽ được diễn ra vào cuối buổi hội nghị. Một thành viên sau khi rời vị trí của họ sẽ được tự đề cử hoặc người khác trong Ban đề cử. Nếu một người được đề cử, anh ấy hoặc co ấy phải chấp nhận sự đề cử trước đã sau đó mới đến quá trình chứng nhận và tán thành.
Thành viên của Ban Đại Diện sẽ bỏ phiếu cho việc tán thành hay không tán thành bổ nhiệm cố vấn. Tất cả các cố vấn đều phải đi ra ngoài trong quá trinh bỏ phiếu này. Nếu được bổ nhiệm các cố vấn sẽ phục vụ VNP+ cho đên hội nghị thường niên tiếp theo.
Có một điều kiện ở đây là các cố vấn phải có khả năng, thời gian và mong muốn làm việc phục vụ VNP+ ở vai trò và vị trí của họ. Các thành viên trong Ban sẽ ghi nhận điều này trong khi bầu cử và nếu một cố vấn không có lien hệ gì với mạng lưới thì các thành viên sẽ đặt câu hỏi hoặc là bầu cử lại.
Hiện tại chúng ta không giới hạn số lượng của các cố vấn.
Cách chức các thành viên của Ban Cố Vấn
Một cố vấn có thể bị cách chức giữa chừng nếu như Ban Điều Hành biết được về những lý do như không làm việc, có những thái độ lời nói không phù hợp gây bất lợi cho mạng lưới hoặc gây xung đột về quyền lợi tập thể cua mạng lưới. Các Ban sẽ bỏ phiếu để cách chức cố vấn. Ngay lập tức người cố vấn sẽ được thông báo về quyết định này và nhận được một khoảng thời gian là 2 tuần để phản hồi lại với Ban Điều Hành. Nếu Ban Điều Hành vẫn quyết định cách chức thì trong 2 tuấn tiếp theo đó họ sẽ gửi thư để thong báo về quyết định cuối cùng này.
Bất kỳ một thành viên cua Ban Đại Diện nào hoặc người điều phối đều có thể đưa ý kiến của họ đên Ban Điều Hành để yêu cầu xem xét quyết định cách chức cố vấn.
Cơ cấu họp mặt và phương thức trao đổi thông tin
Các cố vấn đều có quyền tham gia tất cả các hội thảo của VNP+ tổ chức nếu có ngân sách. Ban Điều Hành sẽ quyết định tổ chức hội thảo gì, bao nhiêu người và bao nhiêu tiền để hỗ trợ cố vấn và ai sẽ là người phù hợp được mời. Trong trường hợp các cố vấn có thể tự thu xếp được vấn đề tài chính thì họ đương nhiên sẽ tham gia
Vai trò chính của Ban Cố Vấn
Các cố vấn là những người có kinh nghiệm và kiến thức cũng như biết rất rõ về VNP+. Vai trò của họ là chia sẻ với VNP+ bằng cách cung cấp các hỗ trợ, lời khuyên và trợ giú kỹ thuật cho Ban Điều Hành và Ban Hành Chính cũng như Ban Đại Diện. Những đóng góp này sẽ nhằm phục vụ cho VNP+ chứ khong vì lợi ích cho bản thâ họ.
Sự đại diện cua VNP+
Các cố vấn sẽ chỉ đại diện cho VNP+ trong những trường hợp đặc biệt có sự uỷ thác và chứng thực của Ban Điều Hành hoặc người điều phối. Các cố vấn cũng có thể được lựa chọn để đại diện cho VNP+ trong những hội thảo đặc biệt hoặc cụ thể theo cơ cấu lựa chọn phù hợp của Ban Điều Hành
Quyền Lợi của các cố vấn
Tất cả các thành viên của Ban Cố Vấn đều làm việc tình nguyện và không nhận bất kỳ một khoản lương nào cho những công việc hoặc đóng góp của họ. Tuy nhiên, hỗ trợ kinh phí cho việc tham dự các hội thảo sẽ được cung cấp cho những thành viên của Ban Điều Hành bao gồm cả chi phí đi lại, ăn ở và trong những ngày tham dự hội thảo đó họ cũng sẽ được cung cấp tiền công tác phí hàng ngày để trang trải cho những chi phí cá nhân của họ.
Rất mong nhận được sự góp ý của các bạn và nhận được những văn bản dự thảo cho các ban bệ còn lại của VNP+.
Xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và đóng góp của tất cả các bạn trong diễn đàn.
Winter.
Sửa bởi quản trị viên 25/06/2009 lúc 04:13:24(UTC)
| Lý do: Chưa rõ
